Informativa sulla privacy per il Servizio MySegretaria
- Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati
Il Titolare del Trattamento dei dati personali raccolti e trattati nell’ambito delle attività descritte nel presente contratto è il cliente (di seguito denominato, “Committente”).
Responsabile del Trattamento:
MyCentralino SRL – PIVA P.IVA 16848311003 – N° REA – RM1680451
Sede Legale: Via Pier Lorenzo De Vita 30 00127 Roma
Responsabile della protezione dei dati di MyCentralino SRL:
• Ing. Tommaso Vitale
• Indirizzo: Viale Avignone 118 – 00144 Roma
• Email: DPO@mycentralino.com
• Telefono: 06 86 85 84 83 - Raccolta e conservazione dei dati personali, natura e finalità del loro utilizzo
2.1 Finalità del Trattamento
Il trattamento dei dati personali effettuato da MyCentralino SRL per conto del committente ha l’obiettivo di registrare le richieste, domande o feedback dei clienti che contattano il committente tramite chiamata telefonica, nonché di inoltrare tali informazioni committente per le opportune gestioni e risposte.
2.2 Tipologia di dati trattati
Si tratta dei dati personali forniti volontariamente dai chiamanti, quali:
nome, cognome, numero di telefono e dettagli specifici riguardanti il motivo della chiamata.
2.3 Base Giuridica
Il trattamento si basa sull’esecuzione di un contratto di servizio tra il committente e MyCentralino SRL (Responsabile del Trattamento), conformemente all’articolo 6(1)(b) del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).
2.4 Misure di Sicurezza
MyCentralino SRL si impegna a implementare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza dei dati personali, proteggendoli da accessi non autorizzati, divulgazione, alterazione o distruzione non consentita.
2.5 Durata del Trattamento
I dati saranno conservati per il tempo strettamente necessario a realizzare le finalità per le quali sono stati raccolti, oppure per il periodo imposto da obblighi legali specifici.
2.6 Diritti degli Interessati
I soggetti cui si riferiscono i dati personali hanno il diritto di accedere ai propri dati, richiederne la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, di opporsi al trattamento e di esercitare il diritto alla portabilità dei dati. Le richieste in merito ai diritti degli interessati possono essere indirizzate al committente il quale comunicherà a MyCentralino SRL di attuare le richieste dei soggetti che ne faranno richiesta.
2.7 Registrazione di un account cliente sul nostro portale clienti
Come cliente del servizio MySegretaria ti verrà creato un account con i dati da te forniti al momento dell’ordine, in modo che tu possa utilizzare le funzionalità aggiuntive del Portale Clienti.
Il trattamento dei dati che sei obbligato a fornire durante la procedura di registrazione è necessario per adempiere al contratto che hai stipulato con noi mediante la registrazione di un account utente sul nostro sito web.
Sul nostro portale clienti puoi utilizzare le seguenti funzionalità per:
• recuperare i log e la cronologia delle chiamate
• fornire istruzioni alla segretaria, alla receptionist, ecc. (es. orari di disponibilità)
• gestire gli appuntamenti, con gestione della rubrica (ove necessario, tramite Google Calendar e Google Contacts, Calendly)
• impostare le condizioni per il trasferimento di chiamata
• indicare il tuo indirizzo email per le notifiche
• indicare il tuo num di cell per i trasferimenti di chiamata
• Mettere in black list un cliente
• Mettere lo stato VIP ad un cliente
I dati vengono conservati per tutta la durata del contratto (Articolo 6 (1) (b) GDPR). In caso di risoluzione del contratto, ti chiederemo se desideri continuare a utilizzare le funzioni di base del tuo account cliente all’interno del nostro portale clienti, a titolo gratuito. Se decidi di continuare a utilizzare il tuo account cliente, conserveremo i tuoi dati per la durata del tuo utilizzo dell’account cliente, salvo che non lo elimini tu stesso. Se ci informi del fatto che non desideri utilizzare il tuo account cliente, o se non registriamo alcuna attività all’interno del tuo account cliente per un periodo di 5 anni dopo la risoluzione del contratto – o a partire da una data successiva – provvederemo a cancellare o a rendere anonimi i tuoi dati in modo irreversibile. - Divulgazione dei dati
3.1 In generale
Abbiamo stipulato contratti per il trattamento dei dati con fornitori di servizi tecnici, a cui ricorriamo per la gestione e la manutenzione del nostro sito web, nonché con fornitori di strumenti di comunicazione, tracciamento e analisi web, di cui alle sezioni 2, 5 e 6 della presente Informativa sulla privacy, che trattano i dati per nostro conto per finalità di analisi dell’utente e valutazione statistica. Fatto salvo quanto sopra, Non trasferiamo o condividiamo i tuoi dati personali con terzi, ad eccezione delle finalità di seguito indicate.
Comunicheremo i tuoi dati personali a terzi solo se:
• hai fornito espressamente il consenso,
• la comunicazione dei dati è necessaria per tutelare interessi legittimi nostri o di un terzo e non vi sia motivo di presumere che tu abbia un interesse meritevole di protezione nell’evitare la comunicazione dei tuoi dati,
• nel caso in cui vi sia un obbligo di legge alla comunicazione, e la comunicazione è consentita dalla legge e necessaria per l’adempimento di rapporti contrattuali. - Cookie
Ti informiamo che, quando visiti il nostro sito web, conserviamo le informazioni sul tuo dispositivo finale utilizzando i cookie (consulta la nostra Informativa sui Cookie per le singole tipologie cookie). I cookie sono piccoli file che vengono trasferiti al tuo browser da un server internet e conservati sul tuo disco fisso. I dati vengono conservati all’interno del cookie, cosa che si verifica in connessione con il rispettivo dispositivo finale. Ciò non significa che avremo una conoscenza diretta della tua identità. Utilizziamo il termine “cookie” in queste linee guida per tutti i file che raccolgono dati in questo modo.
L’utilizzo dei cookie ci consente di rendere più piacevole l’utilizzo dei nostri servizi. Ad esempio, utilizziamo i cosiddetti cookie di sessione per riconoscere il fatto che tu hai già visitato pagine del nostro sito web. Questi cookie vengono automaticamente cancellati una volta abbandonato il nostro sito web. Inoltre, utilizziamo anche cookie temporanei per ottimizzare la facilità d’utilizzo, cookie che vengono conservati sul tuo dispositivo finale per uno specifico periodo di tempo. Alla visita successiva del nostro sito web, riconosceremo automaticamente il fatto che hai già visitato lo stesso e le voci e le impostazioni effettuate, così che tu non debba inserirle di nuovo.
Utilizziamo, poi, i cookie per registrare, dal punto di vista statistico, l’utilizzo del nostro sito web e per valutarlo allo scopo di ottimizzare la nostra offerta (consulta la sezione 5 “Strumenti di analisi”). Questi cookie ci consentono di riconoscere automaticamente il fatto che hai già visitato in precedenza il nostro sito web, quando vi accedi nuovamente. Utilizziamo i cookie anche per finalità di retargeting (consulta la sezione 6 “Marketing”). Questi cookie vengono cancellati automaticamente dopo uno specifico periodo di tempo.
Quando visiti il nostro sito web, ti chiediamo il consenso all’utilizzo di tutti i cookie che non sono strettamente necessari per la fruizione del nostro sito web (Articolo 6 (1) (a) GDPR). Puoi anche visitare il nostro sito web senza accettare i cookie. La nostra Informativa sui Cookie offre informazioni dettagliate sui cookie da noi utilizzati e potrai gestire le impostazioni dei cookie e scegliere per quali di essi intendi fornire il tuo consenso.
Se non desideri che il tuo dispositivo finale venga riconosciuto in occasione della tua prossima visita al sito web, puoi negare il consenso all’uso dei cookie modificando le impostazioni nel tuo browser per “rifiutare i cookie”. Troverai la procedura da seguire nelle istruzioni operative del tuo browser. Se neghi il consenso all’uso dei cookie, potresti riscontrare alcune limitazioni nell’utilizzo di determinate aree del nostro sito web. - Strumenti di analisi
Le procedure di tracciamento di seguito elencate e da noi utilizzate vengono condotte sulla base del consenso da te volontariamente prestato. Con le procedure di tracciamento utilizzate, vogliamo assicurarci che la nostra piattaforma sia pensata per soddisfare le tue esigenze e sia continuamente ottimizzata. Vogliamo, poi, assicurarci di poterti fornire consigli personalizzati sulla base del comportamento dell’utente. Utilizziamo anche procedure di tracciamento per registrare, dal punto di vista statistico, l’utilizzo del nostro sito web e per ottimizzare le nostre offerte per te. La fornitura di queste informazioni non è richiesta da legge o contratto, né è necessaria per la conclusione di un contratto. Non sei obbligato a fornire questi dati personali.
Le finalità per il trattamento dei dati e le categorie di dati si trovano nelle informazioni sui relativi strumenti di tracciamento. - Marketing
Se riceviamo il tuo indirizzo email in merito alla vendita di un servizio e non hai presentato alcuna opposizione, ci riserviamo anche il diritto di inviarti a mezzo email informazioni periodiche su servizi simili, perché ciò costituisce un interesse legittimo di MySegretaria.
Puoi presentare un’opposizione a questo utilizzo del tuo indirizzo email in qualsiasi momento, inviando un’email all’indirizzo supporto@mycentralino.com o tramite un link fornito a tal proposito all’interno dell’email promozionale.
Se non desideri che raccogliamo dati relativi alla tua visita alla nostra piattaforma e all’utilizzo di nostri servizi, applicazioni e strumenti, puoi opporti in qualsiasi momento alla raccolta dei dati, con effetto per il futuro, disattivando i cookie all’interno del tuo browser o nelle impostazioni del dispositivo. - Login all’account del cliente
La nostra area utente è pensata per essere utilizzata dai nostri clienti e ti consente di configurare e controllare i nostri servizi di ufficio e telefonia in modo flessibile in termini di tempo e spazio. Per poter utilizzare l’area utente, occorre, dunque, che tu acceda con le credenziali (nome utente e password) che ti sono state inviate al momento della sottoscrizione del contratto. Ti verrà chiesto di cambiare quanto prima la tua password temporanea con una password personale. Potrai, poi, utilizzare determinate funzionalità all’interno del tuo account cliente (ad es. accesso alla cronologia delle chiamate, creazione e modifica di istruzioni, tag VIP, contattare la propria segretaria).
La base giuridica per il trattamento dei dati quando si utilizza la funzionalità di login è la fornitura dell’area utente nell’ambito del contratto di servizio con noi concluso; la relativa base giuridica è l’Art. 6 (1) lett. b GDPR. I dati vengono conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale. In caso di risoluzione del contratto, ti chiederemo se vorrai continuare a utilizzare gratuitamente le funzionalità di base del tuo account cliente all’interno del nostro portale clienti. Se desideri continuare a utilizzare il tuo account cliente, conserveremo i tuoi dati per tutta la durata dell’utilizzo dello stesso, salvo che tu non lo elimini. Nel caso in cui non volessi conservare il tuo account cliente, o nel caso in cui non registriamo alcuna attività relativa al tuo account cliente per un periodo di 5 anni dopo la risoluzione – o a partire da una data successiva alla stessa – elimineremo o renderemo in modo irreversibile anonimi i tuoi dati.
7.1 Cronologia delle chiamate e delle note
È possibile accedere alla cronologia delle chiamate dall’account cliente. Troverai le chiamate a cui ha risposto la tua segretaria, sulla base delle istruzioni da te fornite (vedi sezione 8.4), o ricevute sul tuo numero di telefono entro un periodo di tempo in cui è stata fornita un’istruzione. La tua segretaria registra i seguenti dati, visualizzabili per ogni chiamata all’interno della tua area utente: nome del soggetto che chiama, numero di telefono, data e ora della chiamata e relativa richiesta.
È possibile richiedere di eliminare in qualsiasi momento singoli appunti di chiamata nell’app. Se elimini gli appunti di chiamata una volta cancellati, gli stessi verranno eliminati in modo definitivo e non potranno più essere ripristinati.
Il trattamento dei dati relativi alla cronologia delle chiamate serve ai fini dell’esecuzione del contratto di servizio telefonico (Art. 6 par. 1 lett. b GDPR). I dati verranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e anche oltre, in caso di necessità, al fine di rispettare gli obblighi di conservazione previsti dalla normativa, con particolare riguardo a quella commerciale e tributaria.
8 Istruzioni e contatto con la segretaria
La nostra area utente consente di fornire istruzioni alla tua segretaria tramite le funzionalità presenti. Potrai, così, controllare in qualsiasi momento come deve comportarsi la tua segretaria in caso di chiamate in arrivo.
Nelle tue istruzioni, è inoltre possibile definire i numeri a cui la tua segretaria dovrà trasferire le chiamate in arrivo e assegnare diversi numeri di inoltro in diverse situazioni (ad es. inoltro per segnale di linea, inoltro per segnale di occupato).
Dall’area utente, puoi anche inviare un messaggio alla tua segretaria. I dati in tal modo forniti verranno trattati esclusivamente con la finalità di fornire il servizio di telefonia. Questi dati vengono conservati per l’elaborazione della tua richiesta.
Il trattamento dei dati relativi alla cronologia delle chiamate serve ai fini dell’esecuzione del contratto di servizio telefonico (Art. 6 par. 1 lett. b GDPR). I dati verranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e anche oltre, in caso di necessità, al fine di rispettare gli obblighi di conservazione previsti dalla normativa, con particolare riguardo a quella commerciale e tributaria.
8.1 Import dei contatti
Se richiesto hai la possibilità di importare i tuoi contatti esistenti, in questo caso la base giuridica del trattamento dei dati è l’Art. 6 par. 1 lett. a GDPR.
9.
- Trasferimento dei dati a paesi terzi
Ci rivolgeremo a fornitori di servizi che trattano dati personali per nostro conto al di fuori dell’Unione Europea (cosiddetti paesi terzi), senza il tuo consenso ai sensi dell’Art. 49 par. 1 lett. a GDPR, solo se vi è una decisione di adeguatezza della Commissione Europea o qualora si siano ottenute garanzie adeguate dal destinatario per detto paese terzo. - Provider di pagamento
Il nostro sito web offre pagamenti tramite il servizio di pagamento di Stripe.com https://stripe.com/it
Stripe.com gestisce il seguente metodo di pagamento:
Pagamenti con carta di credito / RID Bancario
A Stripe vengono trasferiti anche alcuni dati personali, come coordinate bancarie o numeri di carte di credito. Questo trattamento è necessario per controllare ed elaborare l’ordine di pagamento, che viene utilizzato per adempiere al contratto che hai concluso con noi. La base giuridica è l’Articolo 6 (1)(b) GDPR.
Per ulteriori informazioni e per l’Informativa sulla privacy di Stripe https://stripe.com/it/privacy - Sicurezza
Per la visita della piattaforma, utilizziamo il metodo TLS (Transport Layer Security), in combinazione con un livello di crittografia pari a quello raggiunto attualmente dalla tecnologia. Il livello effettivo di crittografia dipende anche dal browser utilizzato. Puoi capire se una certa pagina del nostro sito web viene trasmessa in forma crittografata dal simbolo della chiave o del lucchetto nella barra di stato del browser.
Abbiamo altresì adottato misure di sicurezza tecniche e amministrative per proteggere i tuoi dati personali da perdita, distruzione, manipolazione e accesso non autorizzato. Tutti i nostri dipendenti e i nostri fornitori di servizi che lavorano per noi sono soggetti alle leggi applicabili in materia di tutela dei dati. Le nostre precauzioni di sicurezza sono soggette a procedure di miglioramento continue e la nostra informativa sulla privacy viene costantemente revisionata. - Diritti delle persone interessate
Il committente ha i seguenti diritti:
• richiedere informazioni sui dati personali da noi trattati;
• richiedere immediatamente la rettifica di dati personali, da noi conservati, errati o incompleti;
• richiedere la cancellazione di dati personali che ti riguardano, da noi conservati, salvo che il trattamento sia necessario per esercitare il diritto di libertà di espressione e informazione, per rispettare un obbligo di legge, per motivi di pubblico interesse o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto (se abbiamo pubblicato i tuoi dati personali, tenendo conto della tecnologia disponibile e dei costi di implementazione, siamo tenuti ad adottare misure ragionevoli, tra cui misure tecniche, per informare i responsabili del trattamento che trattano i dati personali in merito alla richiesta di cancellazione di tutti i link o di copie o repliche di tali dati personali);
• richiedere la limitazione del trattamento dei tuoi dati personali, nel caso in cui la correttezza dei dati è da te contestata, se il trattamento è illecito e rifiuti la cancellazione dei dati e noi non ne abbiamo più bisogno, ma a te potrebbero servire per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto, oppure se hai presentato opposizione al trattamento;
• ricevere i dati personali che ci hai fornito in un formato strutturato, comune e leggibile da una macchina o per richiederne il trasferimento a un altro soggetto responsabile;
• revocare in qualsiasi momento il tuo consenso a noi prestato. Pertanto, non saremo più autorizzati a proseguire le attività di trattamento dei dati sulla base di detto consenso in futuro; e
• presentare reclamo a un’agenzia di regolamentazione. Di norma, puoi contattare l’autorità di controllo del tuo luogo di residenza o di lavoro abituale o della nostra sede legale. - Diritto di opposizione
Se i dati personali del committente sono trattati sulla base di interessi legittimi, hai il diritto di opporti al trattamento dei tuoi dati personali per motivi relativi alla tua situazione particolare o di marketing diretto. In questo ultimo caso, hai il diritto di presentare un’opposizione, che sarà da noi presa in carico senza che vi sia necessità di indicare circostanze specifiche.
Se desideri ricorrere al tuo diritto di cancellazione o opposizione, basterà inviare un’email all’indirizzo DPO@mycentralino.com - Aggiornamenti all’Informativa sulla privacy
La presente Informativa sulla privacy è attualmente in vigore.
Potrà essere necessario apportare modifiche alla presente Informativa sulla privacy, a seguito di ulteriori sviluppi del nostro sito web e delle offerte sopra menzionate, o a causa di modifiche nel quadro normativo di riferimento.